Praxismangement


Mit Prophylaxe wirklich Gewinn erzielen

Abb. 1: In diesem Beispiel gehen durch Nichtberechnung von Rüst- und Beratungszeiten pro Std. € 17.- verloren
Abb. 1: In diesem Beispiel gehen durch Nichtberechnung von Rüst- und Beratungszeiten pro Std. € 17.- verloren

Wenige Kollegen geben wirklich ehrlichen Einblick in ihr Prophylaxekonzept. Oftmals nicht etwa, weil sie nicht wollen, sondern weil sie mangels betriebswirtschaftlicher Daten nicht können. Es gibt Praxen, die mit Prophylaxe eine unglaubliche Erfolgsgeschichte schreiben – andere nicht. Was macht den Unterschied?

Wie viel Gewinn ist realistisch?

Die Streuung in Umsatz und Gewinn ist gewaltig. Es gibt Praxen, die erzeugen mit einer Prophylaxekraft € 35.000.- Umsatz ohne nennenswerten Gewinn in der Selbstzahlerprophylaxe. Andere hingegen setzen € 130.000.- um mit einem Gewinn von € 50.000.- p.a. Baut die Praxis die Zimmerkapazität auf 3 Stühle und die Personalkapazität auf 4–5 Mitarbeiter aus, sind € 400.000.- Umsatz mit € 160.000.- Gewinn realistisch.

Preise und Kalkulation

Einen großen Fehler begehen Praxen, die mit geringen Preisen einsteigen, um erst einmal die Preisakzeptanz zu testen. In der Folge Preise anzuheben, ist immer schwierig. Also von Anbeginn mit selbstbewussten Preisen auftreten. Das ist der leichtere Weg. Nicht vergessen: Preise regelmäßig anpassen!

Prophylaxepreise werden verglichen! Viele Praxen fühlen sich deshalb unter Wettbewerbsdruck. Innovative Praxen entziehen sich dem Preiswettbewerb. Sie benennen ihre Prophylaxeprogramme deshalb anders, z.B. Erhaltungstherapie. Oder einzelne Sonderelemente wie Helbotherapie, Kariesfrüherkennungstests werden bedarfsweise eingesetzt. Gerade in der Zahnmedizin, die immer individuell ausgerichtet ist, entstehen auf diese Weise nicht miteinander vergleichbare Preise. Kalkulieren Sie Ihre Preise realistisch. Alle Kosten, wie anteilig Wartezimmer, Energie, Wartung, Fortbildung, Hausmeister, Versicherungen usw., gehören dazu. So gerechnet, sind Preise unter € 60.-/Std. abzulehnen. Wenn Sie jedoch mit guter Prophylaxe auch gutes Geld verdienen wollen, sollten Sie selbstbewusst kalkulieren. Dann sind Stundensätze von € 100.- und mehr mit Umsatzrenditen von über 40 % realistisch.

Welche Rolle spielen regionale Unterschiede? Landpraxen meinen, Stadtpraxen hätten es leichter und umgekehrt. In Wahrheit ist es weniger eine Frage der Region, sondern vielmehr des Konzepts. Dennoch gilt die Regel, dass von Nordosten in Richtung Süden Deutschlands die Prophylaxe immer teurer wird. In Großstädten wie München, Frankfurt, Düsseldorf, Stuttgart, Hamburg liegen die Preise höher als in ländlichen Regionen.

Typischer Kalkulationsfehler

Gerne solidarisieren sich Prophylaxefachkräfte mit Patienten. Sie berechnen nur die reine Behandlungszeit. Die tatsächliche Zimmernutzung einschließlich Rüstzeit (Reinigung, Desinfektion, Abräumen, Bereitstellung des neuen Trays, Gesprächszeit) bleibt außen vor. Das führt dazu, dass mit jeder Prophylaxebehandlung z.B. 10 min oder € 17.- verloren gehen (Abb. 1).

Umfassend Kalkulieren

Richtig kalkulieren heißt, alle Kosten (anteilig) erfassen:

  • anteilige Raumkosten nach qm, nicht nur für die Prophylaxezimmer, sondern auch für Flur, Rezeption, Vorratsräume, Sozialraum, WC, Keller
  • anteilige Raumnebenkosten und Betriebskosten nach qm: Heizung, Strom, Wasser, Reinigung, Versicherungen, Grundsteuer, Hausmeister, Aufzug
  • Abschreibungen
  • Materialverbrauch
  • anteilige Beratungskosten: Steuerberater, Buchhaltung, Rechenzentrum/Factoring, Rechtsanwalt, Berater
  • Fortbildung
  • anteilige Personalkosten inkl. Hygiene, Wartung, Rezeptionistin, Verwaltungsfachkraft, Lohnnebenkosten, Krankheitsausfälle

Alles Zusammen ergibt um € 50.-/Std. Bei einer 100%igen Vollauslastung erreicht die Praxis damit eine Umsatzrendite um 50 %. Zieht man eine Terminausfallquote von 10 % ab, schlägt das in der Rendite überproportional durch, sodass eine Umsatzrendite von gut 40 % entsteht. Das ist ein hervorragender Wert. Die durchschnittliche Umsatzrendite einer Zahnarztpraxis bewegt sich um 28 %. Das heißt, Prophylaxe ist nicht nur zahnmedizinisch, sondern auch betriebswirtschaftlich sinnvoll.

Besonderheit Personalkosten

Welchen Einfluss haben die Gehälter der Prophylaxefachkräfte auf die Prophylaxekosten? Abbildung 2 hilft Ihnen, den Zusammenhang zwischen

  • Abb. 2: Welches Gehalt ergibt welchen Stundenkostensatz.

  • Abb. 2: Welches Gehalt ergibt welchen Stundenkostensatz.
Bruttomonatsgehalt und Personalstundensatz grob zu ermitteln. Verdient eine Vollzeitmitarbeiterin € 2.500.- brutto mtl., schlägt sich das mit € 29.-/Std. nieder. Weitere beliebige Werte lassen sich entlang der roten Linie ablesen.

Anders ausgedrückt: Um eine Umsatzrendite von ca. 40 % zu erzielen, muss eine Prophylaxekraft mindestens das 3-Fache ihres Bruttogehaltes incl. Arbeitgeberanteilen umsetzen.

Terminausfälle vermeiden

Terminausfälle sind Renditekiller. Mehr als 10 % Ausfälle sind ein schlechter Wert. Leider finden sich zahlreiche Praxen, die um 20 % Ausfallquote zeigen. Das ist ein sicheres Zeichen, dass irgendetwas in der Organisation und vor allem in der Patientenkommunikation nicht stimmt. Hier einige Beispiele, wie man Terminversäumnisse reduziert:

  • Stark senden. Die Wichtigkeit des Prophylaxetermins herausstellen:
    „Der Fluoridlack schützt Ihre Zähne vier Monate vor den heftigsten Kariesangriffen. Danach geht der Schutz verloren. Deshalb ist es notwendig, dass wir uns in vier Monaten wieder sehen.“
  • Patienten loben:
    „Man sieht, dass Sie immer regelmäßig zur Prophylaxe gekommen sind. Dadurch haben Sie noch alle eigenen Zähne trotz Ihres hohen Karies- und Gingivitisrisikos.“
  • Patienten, die Termine versäumen, werden zeitnah angerufen:
    „Sie hatten heute um 11.00 Uhr einen wichtigen Behandlungstermin – eine Prophylaxe. Wir hatten Sie vermisst. Frau Dr. Perfekt macht sich Gedanken wegen Ihrer Zähne und hat mich deswegen gebeten, Sie anzurufen. … Jetzt werden wir schauen, so zeitnah einen neuen Termin zu finden. Wird allerdings schwierig. Ah, ich sehe, da habe ich am Di., 14. August um 10.00 Uhr eine Möglichkeit. Passt das bei Ihnen?“   
  • Dieses konsequente Nachfassen hat zur Folge, dass Patienten erleben, dass Prophylaxetermine sehr wichtig sind und nicht ohne Folgen ausgelassen werden können.
  • Wenn der Patient telefonisch nicht erreichbar ist, empfiehlt sich schriftliches Nachfassen (siehe Beispiel rechts)

Hinter dieser Vorgehensweise steht eine zentrale Regel:
Eine Therapie funktioniert nur vor dem vom Arzt definierten zeitlichen Hintergrund

Sofort wird klar, nicht wirtschaftliche, sondern zahnmedizinische Interessen stehen im Vordergrund. Ethik und „Monetik“ ergänzen sich jedoch gut.

Dumpingpreise und versäumte Preiserhöhung

Vielfach starten Praxen mit Dumpingpreisen oder Rabattaktionen in die Prophylaxe. Sie meinen, dadurch Patienten besser „anlocken“ zu können. Es ist aber der falsche Ansatz, Patienten zu mehr Prophylaxe zu „verführen“. Prophylaxe ist Erhaltungstherapie, die ausschließlich risikoorientiert und bedarfsgerecht verordnet wird. Was würden Patienten von folgendem „Angebot“ halten: Frühjahrsangebot Zahnextraktionen. Zahle 2 ziehe 3! Auch wenn Praxen befürchten, der Einstiegspreis sei zu hoch, die Erfahrung zeigt, für gute Leistung zahlen Patienten gerne einen angemessenen Preis.

Tipps zur praktischen Umsetzung einer Preiserhöhung

Mit der Einführung der neuen GOZ zum 01.01.2012 eröffnete sich eine hervorragende Chance zur Argumentation gegenüber Patienten:
„Der Gesetzgeber hat zum 1.1.2012 eine neue Gebührenordnung eingeführt. Deswegen haben sich die Modalitäten und die Abrechnung in der Prophylaxe etwas verändert. Das sind jetzt € 3,62 pro Zahn. In Ihrem Fall 28 Zähne = € 101,36 (Bei Ihnen sind das ca. € 15.- mehr).“

Zugrunde liegt hier der Ansatz, dass die Praxis nichts für die Anordnung einer neuen GOZ durch den Gesetzgeber kann. Die Praxis muss sich gesetzeskonform danach richten.

Nun liegt die Einführung der GOZ 2012 schon fast 1,5 Jahre zurück. Deshalb passt die Praxis die Argumentation entsprechend an:
„… Wir haben bisher noch nach dem alten Verfahren abgerechnet. Jetzt sind wir jedoch gezwungen, die neue GOZ anzuwenden.“

Näheres zum Autor des Fachbeitrages: Dipl.-oec. Hans-Dieter Klein

Bilder soweit nicht anders deklariert: Dipl.-oec. Hans-Dieter Klein