Praxismangement


Zauberwort Zeitmanagement

28.05.2013

© JMG/pixelio.de
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80 % der Zeitprobleme in zahnärztlichen Praxen sind hausgemacht. So beklagt sich jeder vierte Praxisinhaber aufgrund des Zeitfrusts über schlechte Laune, Hektik, Arbeitsüberlastung und Erschöpfung. (Zeit-)Management bedeutet eigeninitiatives sowie aktives Handeln. Das Düsseldorfer Institut für betriebswirtschaftliche Analyse hat in 490 Zahnarztpraxen Time-Checks mit dem Resultat eines Prädikats „fehlende Struktur“ durchgeführt. Welche Konsequenz ergibt sich daraus?

Zeitdieb Nr. 1: mangelnde Kenntnisse und fehlende Anleitungen zur Umsetzung aufgetragener Tätigkeiten

Weil der Praxisinhaber erwartet, dass aufgetragene Tätigkeiten oft nicht entsprechend seinem persönlichen Geschmack realisiert werden, delegiert er lieber gar nichts an seine Teammitglieder. Hier helfen einfache Delegationsspielregeln für alle Beteiligten nach den folgenden fünf „W-Punkten“:

  1. Was wird gemacht?
  2. Warum wird es gemacht?
  3. Wann muss es erledigt sein?
  4. Wie genau wird es gemacht?
  5. Wer informiert wen, wenn es nicht nach Plan läuft?

Die Aufgaben werden nicht an den Schwächsten im Team weitergegeben, sondern an den, der dafür am besten geeignet ist. Zusätzlich sollten Unterstützer motiviert werden und der Beauftragte muss das Gefühl vermittelt bekommen, dass jederzeit nachgefragt werden darf. Es ist wichtig, nicht nur Aufgaben, sondern auch Verantwortung abzugeben.

Das Eisenhower-Prinzip ist eine Möglichkeit, anstehende Aufgaben vorab zu sortieren. Hierbei werden die Aufgaben in Prioritäten eingeteilt:

  • Aufgaben mit einer A-Priorität nehmen 15 % der persönlichen Zeit in Anspruch und werden selbst sofort erledigt.
  • Aufgaben mit einer B-Priorität nehmen 20 % der persönlichen Zeit in Anspruch und werden selbst zu einem späteren Zeitpunkt erledigt.
  • Aufgaben mit einer C-Priorität nehmen bemerkenswerte 65 % der persönlichen Zeit in Anspruch und dürfen delegiert werden!
  • Aufgaben mit einer D-Priorität landen sofort im Papierkorb.

Zeitdieb Nr. 2: mehr Fehler durch Multitasking

  • Monotasking versus Multitasking.

  • Monotasking versus Multitasking.
Für viele ist Multitasking etwas völlig Normales. Dagegen ist es zu etwas Besonderem geworden, dem Patienten uneingeschränkte Aufmerksamkeit zu schenken. Wer beispielsweise beim Autofahren telefoniert, hat die Reaktionsfähigkeit eines mit 0,8 Promille angetrunkenen Fahrers! Aus Multitasking resultieren weniger Erfolgserlebnisse, weniger Abschlüsse und mehr Fehler.

Zeitdieb Nr. 3: Arbeitszeit ist nicht gleich Sprechzeit

Durch eine konsequente Arbeitsanalyse lässt sich z.B. evaluieren, wie viel Zeit in der Woche für die Organisation investiert wird. Hierbei werden eine Woche lang alle Aktivitäten, die nicht mit der Sprechzeit in Verbindung stehen, dokumentiert. Relevant sind die Art und die Dauer der Tätigkeit. Anschließend entscheidet der Zahnarzt, welche Aufgaben an Teammitglieder übertragen werden.

Die zahnärztlichen Mitarbeiter verfügen in der Regel über 90 Minuten pro Woche, um wiederkehrende Aufgaben bzw. Ämter mit der notwendigen Ruhe auszuführen. Das kann das Erstellen von Dienst- sowie Urlaubsplänen, das Führen von Mitarbeitergesprächen oder auch die Organisation interner Schulungen zur Qualitätssicherung sein.

Prioritäten setzen heißt auswählen, was liegen bleiben oder delegiert werden soll. Wie wichtig es ist, Prioritäten zu setzen, belegte bereits im 19. Jahrhundert Vilfredo Pareto mit der 20/80-Regel:

  • 20 % der Patienten bringen 80 % des Umsatzes.
  • 20 % der Büroarbeit ermöglichen etwa 80 % des Erfolgs.
  • 20 % der Fachliteratur enthalten 80 % der wirklich wichtigen Neuigkeiten.

Menschen haben, abhängig von ihren Verhaltenspräferenzen, ihr ganz eigenes Zeit- sowie (auch) Selbstmanagement. Die verschiedenen Wesensarten im Team prägen hierbei den bunten Praxisalltag:

Der flotte Typ ist

  • schneller Denker
  • engagierter Teamplayer
  • aktiver Helfer
  • technikbegeistert

Dieser Typ ist sehr engagiert und „packt an“, führt aber leider seine Tätigkeiten nicht immer in der notwendigen Sorgfalt bis zum Ende durch. Er gilt als „Schwätzer“, weil er viel verspricht, schnell „Feuer und Flamme“ ist und diese Geschwindigkeit nicht bis zum Ende halten kann. Ungeduld ist sein Markenzeichen.

So klappt es mit dem flotten Typen im Team:

  • nicht für Detailarbeit einplanen
  • Fürsprecher bei neuen Praxisprojekten
  • motiviert das Team
  • To-do-Listen mit klaren Prioritäten
  • technische Zeitmanagement-Tools wie iCal, Mindmanager oder Ähnliches können helfen

Der kreative Typ ist

  • Ideenfinder
  • kreativer Zeitoptimist
  • brillanter Brainstormer
  • spontan
  • unkonventionell

Er findet für die Umsetzung guter Ideen immer Zeit! Lebensfreude, purer Optimismus sowie gutes Zuhören zeichnen diesen Charakter aus. Er plant ungern und verliert aus diesem Grund nicht selten den Überblick.

So klappt es mit dem kreativen Typen im Team:

  • Nutzen Sie das Motto des kreativen Typs „nichts ist unmöglich“.
  • Machen Sie ihm klar, dass terminorientiertes Arbeiten und Kreativität sich nicht ausschließen.
  • Verwalten der Ideen mithilfe von „Ideenblättern“
  • Ordnung schaffen: mit Checklisten arbeiten
  • Haushalten mit der persönlichen Energie

Der Macher-Typ ist

  • effizienter Zeitoptimierer
  • Problemlöser
  • Energiebündel
  • ehrgeizig
  • er delegiert gerne
  • er sagt konsequent „Nein“

Es macht ihm viel Spaß, viel zu arbeiten und viel zu leisten. „Anerkennung durch Leistung“ ist oftmals sein Antreiber. Dieser Typ ist stets in Aktion und kann sehr dominant auftreten.

So klappt es mit dem Macher-Typen im Team:

  • Der Macher-Typ gibt gerne den Ton an. Deshalb nicht lange um den heißen Brei reden, sondern ihm klar machen, worum es geht.
  • Ein gut begründetes Nein akzeptiert der Macher-Typ immer.
  • Es wird nicht akzeptiert, dass er ständig unterbricht.

Der präzise Typ ist

  • begeisterter Bessermacher
  • Organisator
  • klarer Analyst
  • gewissenhafter Zeitplaner
  • Detailarbeiter

„Mittelmäßigkeit ist von allen Gegnern der schlimmste“ ist sein Lebensmotto! Er achtet darauf, dass alle die Arbeit gut machen und Absprachen eingehalten werden. Er überlässt nichts dem Zufall, es wird alles geplant. Er toleriert keine Verspätungen.

So klappt es mit dem präzisen Typen im Team:

  • Die Zusammenarbeit ist eine Herausforderung. Machen Sie immer Ihre Hausaufgaben und bringen vollen Einsatz.
  • Der präzise Typ ist ohne Fehl und Tadel – und das erwartet er auch von anderen.
  • Es müssen realistische Qualitätsstandards festgelegt werden.

Unabhängig von diesen verschiedenen Zeittypen hat jeder Mensch seinen ganz eigenen Bezug zur Zeit. Hierbei werden „In Time“- und „Through Time“-Typen (nach Robert Dilts) unterschieden:

Der „In Time“-Typ lebt in der Gegenwart, ist assoziiert. Er hat keine gute innere Uhr, kann schlecht unter Zeitdruck arbeiten und erinnert sich nur vage an die Tätigkeiten der vergangenen Woche.

Der „Through Time“-Typ hat Gegenwart, Vergangenheit und Zukunft im Blickfeld und ist dissoziiert. Er besitzt eine sehr gute innere Uhr, arbeitet sehr gerne mit Tabellen, Zeitfenstern und liebt Struktur.

Fazit: „Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht richtig nutzen!“

Näheres zum Autor des Fachbeitrages: Nicole Graw

Bilder soweit nicht anders deklariert: Nicole Graw