Praxismangement


Der Aufbau eines erfolgreichen Praxisteams

In Zahnarztpraxen wird oftmals dem größten Potenzial – den Mitarbeitern – zu wenig Beachtung geschenkt, sodass die wirtschaftliche Produktivität der Praxis hinter ihren Möglichkeiten bleibt. Der „Gallup Engagement Index“* zeigt seit Jahren, dass die emotionale Bindung von Mitarbeitern zum Unternehmen auf einem konstant niedrigen Level liegt. Für einen außergewöhnlichen und nachhaltigen Praxiserfolg muss der Zahnarzt als Unternehmer somit alles unternehmen, um die wirtschaftlichen Ziele der Praxis und die persönlichen Mitarbeiterinteressen in Einklang zu bringen. Denn nur wer gutes Personal halten oder für sich gewinnen will, sollte dies seinen Mitarbeitern beweisen.

In vielen medizinischen Praxen herrscht dauerhaft Fachkräftemangel – sowohl in Großstädten als auch auf dem Land –, denn gut ausgebildete medizinische Fachkräfte sind Mangelware. Umso mehr steigert diese Tatsache den Wert eines funktionierenden und engagierten Praxisteams.

Es lässt sich nicht verhindern, dass Mitarbeiter die Praxis aufgrund Umzug, Familienplanung oder Krankheit verlassen. Kein Mitarbeiter sollte jedoch aus Unzufriedenheit, aus welchen Gründen auch immer, kündigen. Eine starke Mitarbeiterbindung und Mitarbeiterzufriedenheit sollten Ziele eines jeden Praxisinhabers sein.

Mit einer „richtigen“ Kommunikation und einer ausgewogenen Arbeitsatmosphäre kann eine ideale Mitarbeiterbindung erzielt werden. Denn nur wenn die Fluktuation gering bleibt, ergeben sich für die Praxis erhebliche wirtschaftliche Vorteile. Ein Mitarbeiterwechsel ist nämlich mit einem großen Zeitaufwand und hohen Kosten verbunden (z.B. Entgeltzahlung bei Freistellung, Kosten für Anzeigenschaltungen, Zeitaufwand für die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters), obwohl natürlich ein neuer Mitarbeiter sich positiv auf die Praxis auswirken kann.

Das Teamgefühl ein Erfolgsfaktor

Die Teamfähigkeit ist ein wichtiger Aspekt für den Erfolg einer Praxis. Mit dem Wissen und Erfahrungsschatz jedes einzelnen Mitarbeiters kann die Praxis im Ganzen effizienter und harmonischer arbeiten. Ein gutes Teamgefühl verbessert außerdem das Betriebsklima und die Arbeitsatmosphäre. Wenn die Mitarbeiter motiviert sind und sich an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen, spiegelt sich dies in ihren Leistungen wider. Hierdurch kann sich die Zahnarztpraxis auf dem Arbeitsmarkt als ein attraktiver Arbeitgeber positionieren und es leichter haben, neue Mitarbeiter zu finden und zu halten.

Für den Aufbau eines perfekten Teams gibt es nicht „den einen Masterplan“, der zum Erfolg führt. Es gibt jedoch Maßnahmen, die das Team stärken. Werden diese authentisch vom Praxisinhaber realisiert und von den Mitarbeitern so aufgenommen, stehen die Chancen für eine erfolgreiche Umsetzung sehr gut. Zu den 3 Hauptaspekten zählen: Kommunikation, Offenheit und Ehrlichkeit gegenüber den Mitarbeitern.

In regelmäßigen Teamgesprächen können Unstimmigkeiten aktiv und transparent angesprochen werden, was für ein dauerhaftes Teamgefühl förderlich ist. Ein Praxisinhaber sollte mindestens einmal jährlich mit jedem Mitarbeiter ein persönliches Gespräch führen, um beiderseits individuelle Themen und Ziele zu besprechen.

Gute Absichten lösen lange noch kein gutes Ergebnis aus. Es gibt Maßnahmen, die das Teamgefühl stärken sollen, aber letztendlich das Gegenteil bewirken. Versuchen Sie daher nicht, Ihre Mitarbeiter zum Teambuilding zu zwingen. Gemeinsame Events hierfür funktionieren nur dann, wenn alle Mitarbeiter Spaß daran haben. Trotzdem kann ein gemeinsames Event, egal wie gut es auch sein mag, nicht eine berufliche Überlastung oder Frustration beheben. Die Grundzufriedenheit der Mitarbeiter ist Voraussetzung und nicht das Ergebnis des Teambuildings. Jeder Praxisinhaber kann zudem aus seinen eigenen positiven wie auch negativen Erfahrungen als ehemaliger Arbeitnehmer Werte ableiten und sie in seiner Praxis etablieren.

Eine Kette ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied

Ziel ist, jeden Mitarbeiter zu einem starken Teammitglied zu machen, da die meisten Menschen im Team besser zusammenarbeiten. Allerdings sollte der Aufbau eines Teams nicht unterschätzt werden. Nur wenn dieser gelingt, kann auch das schwache Glied einer Kette stark werden. Ein strategischer, langfristiger Teamaufbau ist deshalb ein wesentlicher Erfolgsfaktor einer jeden Praxis.

Doch wie bindet man seine Mitarbeiter richtig? Auf welche Faktoren kommt es an, und wie greifen diese bestenfalls ineinander, sodass aus vielen Maßnahmen ein echtes Gesamtkonzept entsteht?

  1. Gestalten Sie ein attraktives Arbeitsumfeld. Um gute Mitarbeiterbindung zu leisten, sollte der Praxisinhaber vor allem einen Blick auf das Arbeitsumfeld der Mitarbeiter werfen. Viele Mitarbeiter wünschen sich eine ausgeglichene Work-Life-Balance.
  2. Setzen Sie auf den richtigen Führungsstil. Mitarbeiter, die sich aufgrund des Vorgesetzten und dessen Führungsstils an ihrem Arbeitsplatz nicht wohlfühlen, werden langfristig neue Perspektiven suchen. Damit es gar nicht dazu kommt, sollte der Praxisinhaber seinen Führungsstil betrachten. Wichtig ist ein Stil, der auf Vertrauen und gegenseitigem Respekt basiert. Kommunikation auf Augenhöhe und regelmäßige Feedbackgespräche zeigen Mitarbeitern, dass sie für ihre Arbeit in der Praxis wertgeschätzt werden.
  3. Schaffen Sie Weiterbildungsmöglichkeiten. Fortbildungsmöglichkeiten nehmen im Bereich des Teamaufbaus und der Mitarbeiterbindung ebenfalls einen hohen Stellenwert ein. Mit Blick auf die Digitalisierung und auf neue Arbeitsprozesse sind diese unerlässlich. Viele Mitarbeiter wollen sich beruflich weiterentwickeln und ihre Kenntnisse vertiefen. Praxisinhaber haben die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern diese Chance zu geben und gleichzeitig davon zu profitieren.

Die genannten 3 Maßnahmen helfen, die Mitarbeiterzufriedenheit und das Betriebsklima zu verbessern, und sind Grundlage für ein gutes und harmonisches Teamgefühl.

Teamaufbau – Mitarbeiter in das Team integrieren

Ein neues Teammitglied bringt immer eine Umstellung mit sich. Damit diese Anlauf- und Einarbeitungsphase kurz und reibungslos vonstattengeht und sich eine Zusammenarbeit entwickelt, empfiehlt sich ein klares und definiertes Einarbeitungskonzept, das dem Arbeitnehmer Unsicherheit nimmt und die Motivation erhöht. Ferner werden Missverständnissen, fehlenden Informationen, Unklarheiten über bestimmte Aufgaben oder Kompetenzen vorgebeugt. In Summe steigert sich die gesamte Arbeitsproduktivität des Teams. Es ist wichtig, offen und ehrlich miteinander zu kommunizieren – dies bereits ab dem Bewerbungsgespräch, um die Rahmenbedingungen von Anfang an auf beiden Seiten zu schaffen.

Ein Einführungsprogramm trägt dazu bei, dass der Mitarbeiter die volle Leistungsfähigkeit schneller erreicht, längerfristig im Unternehmen bleibt und die Praxis gerne als attraktiven Arbeitgeber weiterempfiehlt. Der gesamte Onboarding-Prozess (Einführungsphase) beginnt mit der Vertragsunterzeichnung und endet mit der Probezeit, spätestens nach einem Jahr. Um bei jeder Neueinstellung Zeit zu sparen, bietet es sich an, von vornherein Leitfäden zu erstellen sowie Verantwortlichkeiten und Terminierungen festzulegen. Der Onboarding-Prozess lässt sich in 3 Phasen unterteilen: die Vorbereitungsphase, die Orientierungsphase und die Integrationsphase.

Vorbereitungsphase (vom Beginn der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags bis zum 1. Arbeitstag)

  • Ziel dieser Phase ist es, das Signal eines professionellen Arbeitgebers zu geben, der sich um seine Mitarbeiter kümmert.
  • Die Praxis sendet wichtige Informationen über sich als Unternehmen, über den Arbeitsbereich und über Möglichkeiten der Fort- und Weiterbildung.
  • Sie können gern explizit darauf hinweisen, dass ein Mitarbeiter als Ansprechpartner für Fragen zur Verfügung steht.
  • Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan, eine Stellenbeschreibung, ein Organigramm etc.
  • Informieren Sie Kollegen über den Stellenantritt eines neuen Mitarbeiters.

Orientierungsphase (die ersten 3 Monate am Arbeitsplatz)

  • Ziel dieser Phase ist es, den Mitarbeiter in seine Verantwortung und Aufgaben einzuführen, indem er die Zahnarztpraxis, die Mitarbeiter, Tätigkeiten und Abläufe kennen- und verstehen lernt.
  • Der neue Mitarbeiter ist den Kollegen vorzustellen und gegebenenfalls sind Arbeitsabläufe und Tätigkeiten in der Praxis zu erklären.

Integrationsphase (3 bis ca. 10 Monate am Arbeitsplatz)

  • Ziel ist es, den neuen Mitarbeiter immer mehr in die Praxis zu integrieren und regelmäßig Feedbackgespräche zu führen.
  • Teamintegration durch aktives Teambuilding verstärken und Weiterbildungsmöglichkeiten anbieten.

Betrachten Sie das Onboarding als einen essenziellen Prozess für einen erfolgreichen Ausbau Ihres Teams. Über den gesamten Zeitraum ist es daher wichtig, dass das Team, der Ansprechpartner und der Praxisinhaber stets ein offenes Ohr für den neuen Mitarbeiter haben. Regelmäßige Mitarbeitergespräche während der Probezeit geben dem Praxisinhaber zusätzlich die Möglichkeit, eine kontinuierliche Rückmeldung über die Arbeitsleistung zu geben.

Fazit

Der Aufbau eines funktionierenden und guten Teams ist ein langfristiger Prozess und durch unvorhersehbare Personalwechsel nie beendet. Dieser Prozess muss der Praxisinhaber unterstützen und klare Aufgaben zuweisen.

Wenn das Team – auch bei einem hohen Patientenaufkommen – zusammenarbeitet und fachlich auf dem neuesten Stand ist, werden alle zusammen die Aufgaben erfolgreich meistern. Das ist ein gutes und bedeutungsvolles Gefühl für das Team. Dadurch schätzt jeder sich und seine Aufgaben, aber auch die Wichtigkeit des Kollegen. Für den Teamausbau ist es unerlässlich, sich auch auf den Einführungsprozess des neuen Mitarbeiters vorzubereiten. Dieser Prozess beginnt bereits mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und endet spätestens nach einem Jahr. Fühlt sich der Mitarbeiter anschließend als ein Teil des Teams, ist die Integration gelungen.

* Der Gallup Engagement Index ist Deutschlands renommierteste und umfangreichste Studie zur Arbeitsplatzqualität.

Näheres zum Autor des Fachbeitrages: Dipl. Kfm. Christian Henrici


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